Descubra como funcionam as Notas Fiscais de Débito e Crédito criadas pela Reforma Tributária e saiba como preparar sua empresa para a apuração assistida.
A Reforma Tributária está trazendo grandes mudanças na forma como as empresas brasileiras vão apurar e ajustar seus tributos. Entre as novidades mais importantes está a Nota Fiscal de Débito e Crédito, um novo modelo de documento eletrônico que será obrigatório a partir de 5 de janeiro de 2026.
Mas afinal, o que é essa nova nota fiscal, quando deve ser utilizada e como ela impactará a rotina fiscal das empresas? Acompanhe e entenda todos os detalhes.
O que muda com a apuração assistida
Com a Reforma Tributária, a apuração dos tributos passará a ser assistida. Isso significa que, com base nas informações fiscais do contribuinte, que serão processadas automaticamente a partir dos documentos eletrônicos emitidos ou recebidos, além dos registros de pagamentos realizados, o governo vai disponibilizar um demonstrativo prévio dos impostos a serem pagos ou dos créditos a compensar.
Esse novo modelo tem como objetivo trazer mais transparência e precisão ao cálculo dos novos tributos — o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).
No entanto, há uma diferença importante: não será mais possível realizar ajustes manuais na apuração, como ocorre atualmente nos arquivos do SPED Fiscal ou EFD Contribuições. Qualquer ajuste de débito ou crédito deverá ser feito por meio de emissão de notas fiscais específicas, chamadas de Notas Fiscais de Débito e Crédito.
Por que surgem as Notas de Débito e Crédito
Essas notas foram criadas justamente para viabilizar os ajustes necessários dentro da apuração assistida.
O funcionamento é simples:
- Nota Fiscal de Débito: deve ser emitida quando o contribuinte precisar aumentar o valor do imposto devido. Nesse caso, o destinatário da nota verá esse mesmo documento como um crédito, ou seja, uma redução do imposto na sua própria apuração.
- Nota Fiscal de Crédito: deve ser emitida quando o contribuinte precisar reduzir o valor do imposto a pagar. Para o destinatário, essa nota representará um débito, impactando o aumento do imposto devido.
Esse formato cria um sistema de dupla conferência, em que tanto o emissor quanto o destinatário visualizam o impacto do documento em suas apurações — garantindo mais controle e segurança tributária.
Tipos de notas e finalidades
De acordo com as notas técnicas da Nota Fiscal Eletrônica, publicadas até o momento, as finalidades foram ampliadas e agora incluem também esses dois novos tipos:
- Finalidade 5 – Nota Fiscal de Crédito
- Finalidade 6 – Nota Fiscal de Débito
Cada uma delas possui situações específicas de uso, conforme determinado pelo governo.
Tipos de Nota Fiscal de Débito
- Utilizadas para aumentar o imposto devido, podem abranger:
- Transferência de créditos para cooperativas;
- Anulação de créditos por saídas imunes ou isentas;
- Débitos de notas fiscais não processadas na apuração;
- Multas e juros;
- Transferência de crédito de sucessão;
- Pagamento antecipado;
- Perda em estoque.
Tipos de Nota Fiscal de Crédito
Utilizadas para reduzir o imposto devido, incluem:
- Multas e juros;
- Apropriação de crédito presumido;
- Retorno de mercadorias ou valores.
Esses tipos ainda serão regulamentados pelo Comitê Gestor do IBS e pela Receita Federal, mas o layout e as regras de emissão já estão sendo incorporados ao ambiente da NF-e.
Quando a emissão será obrigatória
Segundo a Nota Técnica publicada em 30 de julho de 2024, a implantação no ambiente de produção será obrigatória a partir de 5 de janeiro de 2026.
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Ou seja, a partir dessa data, empresas que precisarem corrigir débitos ou créditos na apuração dos novos tributos deverão, obrigatoriamente, emitir a Nota Fiscal de Débito ou de Crédito, conforme o caso.
Se não houver ajustes a fazer, a empresa não precisará emitir essas notas — elas só serão utilizadas quando houver necessidade real de correção.
Exemplo prático: multa e juros sobre atraso de pagamento
Imagine uma venda com valor total de R$1.000,00, e a alíquota de IBS + CBS sendo de 28%.
A nota fiscal emitida irá destacar R$280,00 de tributos, totalizando R$1.280,00.
Se o cliente pagar o boleto com 3% de multa e juros após o vencimento, o valor recebido será de R$1.318,40, sendo R$38,40 referentes aos encargos de atraso.
Esses R$38,40 também sofrem tributação, mas não estavam contemplados na nota original.
Para regularizar essa diferença, o emissor deverá emitir uma Nota Fiscal de Débito correspondente ao imposto sobre o valor da multa e juros.
Essa nova nota será referenciada à nota original, item por item, garantindo que apenas os produtos tributáveis recebam o complemento de imposto.
Impactos práticos para empresas e contadores
Com esse novo modelo de apuração, a emissão correta dos documentos fiscais passa a ter impacto direto na apuração automática dos tributos.
Empresas e escritórios contábeis precisarão contar com sistemas de gestão integrados, atualizados e preparados para lidar com as novas exigências tributárias e tipos de nota fiscal.
Além disso, será essencial que os cadastros tributários dos produtos no sistema estejam corretamente parametrizados, evitando erros e garantindo conformidade com a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS.
Prepare-se para 2026 com precisão e segurança
A Nota Fiscal de Débito e Crédito é uma das principais novidades trazidas pela Reforma Tributária e será fundamental para o correto funcionamento da apuração assistida.
Por isso, ter um sistema de gestão preparado para essas mudanças é indispensável.
A SGA Sistemas oferece soluções completas e atualizadas para que o seu negócio esteja em conformidade com as novas regras fiscais da Reforma Tributária, incluindo a automação da emissão de notas, integração contábil e relatórios fiscais inteligentes.
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