Existe uma prática imprescindível para quem é varejista ou trabalha com vendas de mercadorias, mas muitas empresas acabam negligenciando ou não conhecem muito bem. O problema é que sem essa ação, você pode perder bastante dinheiro e prejudicar o desempenho e a imagem do seu negócio. Estamos falando do Inventário de Estoque.
Pelo nome, esse método pode ser facilmente confundido com outros conceitos, mas hoje preparamos um artigo simples e completo para você descobrir de uma vez por todas o que é o Inventário de Estoque, para que serve, quais os tipos e como funciona. Além disso, trouxemos conselhos valiosos que vão te ajudar a melhorar a sua gestão de estoque e ampliar o lucro da sua empresa com as vendas.
Para começar, não é novidade que o gerenciamento eficiente de produtos e materiais depende de um acompanhamento constante e administração de estoque bem estruturada.
O uso de tecnologias de gestão de estoque é vital, mas compreender o processo é igualmente essencial para garantir sua execução adequada. Isso se torna ainda mais relevante quando uma empresa lida com uma ampla variedade de produtos, pois as diferenças nos volumes de vendas de cada item podem impactar a contagem.
Inventário X Estoque: Qual a diferença?
Antes de partir para o detalhamento sobre Inventário de Estoque, é válido trazer a diferenciação entre o que é o estoque e o que é o inventário, pois esses são conceitos bastante simples, mas que para algumas pessoas podem parecer confusos em um primeiro momento. Veja como é fácil:
O estoque corresponde aos produtos presentes na empresa que estão disponíveis para venda. Já o inventário, possui diversas caracterizações a depender do contexto em que está sendo aplicado. Vamos focar no empresarial, cujo conceito baseia-se na identificação, classificação e contagem de todo produto material, seja no estoque ou do patrimônio da empresa, para uso dos colaboradores, para manutenção e organização do estabelecimento ou para o desempenho de alguma função interna.
O que é um Inventário de Estoque
Imagine que você possui uma planilha que indica 50 ventiladores de uma determinada marca em estoque, mas na hora de vendê-los, apenas 47 são encontrados. Nesse caso, há três itens que precisam ser localizados e/ou justificados e se esse acompanhamento não é feito corretamente, seus clientes podem acabar ficando na mão e isso prejudica muito as suas vendas. É aí que entra o Inventário de Estoque.
AUTOMATIZANDO O SUCESSO: SUBSTITUA PLANILHAS POR SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO
O inventário de estoque é um procedimento que envolve a contagem física dos itens a serem vendidos que estão disponíveis em uma empresa. Sua função principal é garantir a precisão e a atualização dos registros de mercadorias dispostas para venda.
O processo consiste em contabilizar todos os itens em estoque em um determinado momento e comparar esses números com os registros existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa. Essa prática auxilia na identificação de discrepâncias, como itens ausentes ou em excesso, em comparação com o que está registrado.
Mas atenção: é fundamental destacar que discrepâncias não implicam necessariamente extravios de mercadorias. A falta de baixa no sistema após a venda de um produto, por exemplo, pode resultar na aparente disponibilidade do item, embora ele tenha saído do estoque.
Em resumo, o inventário de estoque serve para compreender os ativos de uma empresa e evitar prejuízos financeiros devido ao excesso ou falta de mercadorias, melhorando também o desempenho das vendas.
Importância e Benefícios do Inventário de Estoque para sua empresa
Realizar o inventário de estoque proporciona diversos benefícios às empresas, sendo possível destacar entre os ganhos principais:
- Melhor controle do estoque: Permite uma visão clara do que está disponível, classificando os produtos com informações de marca, prazos de validade e especificações que facilitem a identificação de cada mercadoria. Além de evitar problemas de excesso ou falta que podem afetar as vendas e a lucratividade, também é possível estar a par de eventuais perdas, extravios ou avarias dos itens.
- Facilita a rotatividade dos produtos: Itens que não estão registrados ou não são acompanhados podem virar estoque parado e até exceder o prazo de validade. Tendo o controle adequado, é possível despachar os produtos que estão disponíveis há mais tempo evitando que eles envelheçam ou fiquem “acumulando poeira” no depósito e nas prateleiras. Isso casa perfeitamente com o tópico seguinte!
- Fomenta a criação de ofertas e promoções estratégicas: Isso mesmo! Ter em vista quais produtos ainda continuam em perfeitas condições para venda, mas já estão parados há mais tempo ou com dificuldade de saída é uma boa oportunidade para criar descontos específicos e tornar esses produtos mais atrativos para o cliente, e isso também aumenta a rotatividade das mercadorias.
LEIA TAMBÉM: COMO MELHORAR SUAS PROMOÇÕES E SIMPLIFICAR SUA GESTÃO DE OFERTAS
- Redução de custos: Facilita a tomada de decisões informadas sobre compras com os fornecedores e vendas aos clientes, possibilitando a redução de custos ao ajustar o estoque de acordo com a demanda.
- Informações precisas e conformidade fiscal: Contribui para manter informações sobre o estoque precisas e atualizadas, evitando complicações com contabilidade, fiscalização e auditoria.
- Atendimento ao cliente aprimorado: Com um inventário preciso, a empresa pode garantir produtos suficientes para atender à demanda, evitando atrasos nas entregas e problemas com clientes insatisfeitos.
- Planejamento de produção: Auxilia na elaboração de planos de produção alinhados com a demanda real dos clientes, evitando a produção desnecessária e garantindo a adequação às necessidades do mercado.
Quando é necessário realizar um inventário de estoque?
A prática deve ser conduzida regularmente. O intervalo vai depender das necessidades e políticas de cada empresa, como veremos a seguir sobre os tipos de inventário de estoque. Além disso, algumas situações específicas podem demandar a realização do inventário, tais como:
Como mencionamos, os momentos específicos para a realização do inventário podem variar de acordo com cada empresa, mas é fundamental garantir sua realização, independentemente da frequência.
Quais são os tipos de inventário de estoque?
Existem diversas estratégias que uma empresa pode adotar para o controle de mercadorias, e a escolha depende das necessidades e do volume de produtos estocados. Os principais tipos de inventário de estoque são:
- Inventário Anual: Realizado uma vez por ano, geralmente no final do período fiscal. É útil para fechar as contas, preparar-se para auditorias e garantir a precisão do estoque para o próximo ano.
- Inventário Cíclico ou Rotativo: Realizado em ciclos regulares curtos, como semanal ou diário, para manter um controle constante sobre o estoque e identificar problemas rapidamente, como mercadorias paradas que podem ser perdidas.
- Inventário Periódico: Também realizado em períodos determinados geralmente pelo gestor de estoque, mas com maior flexibilidade, pois não existe a obrigatoriedade de prazos. É útil para acompanhar de perto a situação dos produtos disponíveis e pode ser feito em momentos estratégicos, como finais de temporadas, períodos festivos e mudanças de coleção, por exemplo.
- Inventário Geral: Abrange a contagem de todos os itens e ativos da empresa, incluindo o estoque, mas também produtos, matérias-primas, móveis, imóveis, maquinários, etc. que não serão comercializados. Normalmente, esse modelo de inventário é mais utilizado pela contabilidade, especialmente quando envolve levantamento de patrimônio.
- Dinâmico ou parcial: Realiza a contagem de apenas uma parte do estoque de cada vez, sendo ideal para mercadorias com alto volume de vendas ou que requerem um acompanhamento específico, como produtos perecíveis, por exemplo.
Como realizar um inventário de estoque?
Executar um inventário de estoque é fundamental para manter o controle sobre os recursos disponíveis no negócio e identificar possíveis problemas de gestão. Aqui estão alguns passos para realizar um inventário de estoque eficaz:
- Escolha cuidadosa da data: Planeje a data do inventário de modo estratégico, escolhendo um momento com menos movimento para que a equipe possa se concentrar totalmente na atividade.
- Organização do espaço: Certifique-se de que o espaço onde a contagem ocorrerá esteja organizado, o que facilitará a identificação dos itens que precisam ser contados.
- Categorização e codificação dos itens: Anote características, posições nas prateleiras e quantidades disponíveis de cada item. Crie categorias com base no tipo de produto para uma organização mais eficiente.
- Definição do método de contagem e minuciosidade: Detalhe cada item, especialmente os perecíveis, contando fisicamente. A minuciosidade é essencial para um controle preciso.
E o principal: conte com a tecnologia certa para seu negócio
Investir na tecnologia ideal para o seu negócio é crucial para realizar com mais eficiência as operações do dia-a-dia de sua empresa. Isso pode incluir também um aumento progressivo da lucratividade. Conte com um sistema que possua funções específicas para o inventário de estoque e permita o registro e controle preciso de produtos, gerar relatórios detalhados, possua rotinas para balanço e atualização de estoque, contabilização de itens pedidos disponíveis ou em falta, sincronização automática de saídas de mercadorias no PDV e muito mais. Tudo isso você encontra nos softwares da SGA Sistemas, empresa especializada em automação comercial e gestão integrada que desenvolve soluções inovadoras para as mais diversas demandas de uma gestão empresarial.
Nossos sistemas são completos e facilitam também a emissão de documentos e a gestão fiscal, simplifica a análise da concorrência, o gerenciamento de promoções, controle e inventário de estoque e diversas outras especialidades essenciais para colocar o seu negócio em destaque competitivo. Além de otimizar suas atividades e auxiliar na tomada de decisões mais inteligentes em relação às estratégias de vendas, você economiza tempo para poder concentrar-se em métodos e ações assertivas e inovadoras para impulsionar o faturamento.
As soluções da SGA Sistemas são especialmente projetadas para atender a Microempreendedores Individuais (MEI), microempresas, médios e grandes negócios, oferecendo suporte desde a fase de planejamento até o pós-venda. Com o uso da tecnologia adequada, o seu inventário de estoque é realizado com mais agilidade, facilidade e precisão e você estará bem preparado para aumentar o seu sucesso profissional e financeiro.
Solicite uma demonstração gratuita agora e faça parte dessa evolução!
